Orçamento Base Zero (OBZ), um método orçamentário criado por Peter Pyhrr em 1970, tem como objetivo responder duas simples perguntas:
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Onde e como podemos gastar nosso dinheiro eficazmente?
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Quanto devemos gastar?
Antes de falar de Orçamento Base Zero é preciso entender quais os problemas mais comuns hoje em dia nos orçamentos das empresas; pois, apesar de serem simples perguntas, para muitas empresas, são complexas e trabalhosas de responder.
Existem, de acordo com Pyhrr, três problemas fundamentais que ocorrem em empresas e instituições governamentais:
Falta de objetivos e metas (ou metas não realistas)
É comum encontrarmos empresas que, primeiro, definem o orçamento e, depois, determinam o que vão fazer. Por mais que pareça simples, é extremamente complexo e trabalhoso alinhar a estratégia operacional da empresa com o orçamento. Entendo que, uma das principais dificuldades nas empresas, é ter uma estratégia que “converse” com o orçamento. A estratégia deve definir onde e de que forma devemos alocar recursos, porém na maior parte das empresas, a estratégia é refém do orçamento e dos resultados esperados por este.
Falta de decisões operacionais
Muitas decisões que impactam o orçamento normalmente são tomadas depois que o orçamento é consolidado e aprovado. Imagine que a empresa precise definir a compra/aluguel de um parque fabril para manter a estratégia de crescimento, porém o orçamento não prevê qual será a decisão. Isso gera um imenso retrabalho para atualizar o orçamento e pode levar a empresa a tomar a pior decisão apenas para manter-se dentro do orçamento. Esse tipo de problema é trágico, principalmente quando a diretoria é motivada por bônus regulados pelo orçamento.
Falta da análise de esforço e eficiência
É comum a falta de uma análise aprofundada de como os recursos possuem diferentes impactos dentro do orçamento. A redução de folha de pagamento é o problema mais comum nesse caso. Muitas vezes, “diretrizes” definem que todas as áreas devem reduzir 10% da folha de pagamento, porém sem uma análise das cargas de trabalho. O resultado, muitas vezes, é o aumento de custos com horas extras e o retorno das posições que foram uma vez cortadas.
No Brasil, tanto em grandes como em médias empresas, há outros fatores que prejudicam a gestão orçamentária. É lamentável que muitas companhias, principalmente no segmento varejista brasileiro, estão extremamente atrasadas no que tange a planejamento, estratégia e organização.
Os principais problemas na gestão, orçamento e planejamento econômico financeiro das empresas são:
Orçamentos geridos e elaborados apenas pelo corpo diretivo
Aqui, é onde a maior parte dos orçamentos pecam em resultados. A diretoria pode ter conhecimento e visão de estratégia, porém são os colaboradores que estão na operação do dia a dia que conhecem os problemas. Muitas das oportunidades financeiras que encontro em projetos de OBZ são marcados pela falta desse elo, entre operação e administração.
Variáveis desconhecidas
As variáveis que implicam no orçamento não podem ser resumidas apenas em inflação, PIB, crescimento, dissídio e comportamentos históricos. A quantidade de problemas, cenários e mudanças que ocorrem dentro de um ano em uma empresa é enorme. Mudanças de lei, projetos, melhorias operacionais, melhorias tecnológicas e, principalmente, a dificuldade de entender a aderência da estratégia no dia a dia da operação.
Falta de PLR (Participação nos Lucros e Resultados)
A empresa tem um orçamento, porém não dá motivação para que seus funcionários mostrem qualquer engajamento para seguir e alcançar os resultados. Vamos ser francos, um dos principais pilares motivacionais em uma empresa ainda é o financeiro.
Falta de estratégia de curto e longo prazo
Esse tipo de problema normalmente gera metas que “atacam” todos os lados, despesas, custos e receita, porém, sem resolver problemas nem criar um foco. “Quem tudo quer nada tem”.
Estratégias ruins
Erro comum é uma estratégia incoerente com o orçamento desejado. Melhorar a qualidade sem treinamento, ser reconhecido sem investir em comunicação, reduzir turn-over sem uma área de RH atuante, são exemplos de estratégias ruins.
Falta de planos de ação
Talvez, de todos os problemas abordados até agora, este seja o principal. O resultado de todo orçamento deve ser desdobrado em indicadores e planos de ações que definem o que deve ser feito. Se você tem uma meta de redução de custos e despesas sem planos de ação, você não terá resultados.
A nossa metodologia OBZ considera esses pontos, por isso, começamos o orçamento a partir da estratégia da empresa, desdobrando as diretrizes estratégicas em reduções racionais e lógicas, com foco em resultados sustentáveis, “sem voos de galinha”, mas, principalmente, valorizando as pessoas que estão na rotina do dia a dia, tanto na construção do orçamento, na execução, como no resultado.