Manter-se produtivo o dia todo nem sempre é possível. É fato: no mundo real, temos horários de pico de energia, aqueles em que as ideias fluem com mais facilidade, e também momentos “mais ou menos”.
Para Joshua Zerkel, diretor de Global Customer Education e Community do aplicativo Evernote, existem formas de, ao invés de simplesmente eliminar os horários menos produtivos do dia, reconhecer os momentos em que você atinge sua melhor performance e buscar otimizar isso. “Dessa forma, você poderá impulsionar sua produtividade e trabalhar nas tarefas mais desafiadoras e criativas”, pondera.
Ajustando o seu relógio biológico
Zerkel lembra que todos nós temos um “relógio” interno que nos acompanha 24 horas e determina estados de alerta e quais serão os momentos de sono.
“No entanto, um fato se mantém constante: os períodos de produtividade duram, em média, de 90 a 120 minutos. Estes períodos de tempo são conhecidos como ‘ciclos ultradianos’. O começo deste ciclo é o momento em que o indivíduo tem o seu cérebro mais energizado e focado. Aos poucos, a energia passa a diminuir e, ao final, simplesmente a efetividade não será tão alta”, explica o executivo que destaca: “São esses os momentos de produtividade máxima que representam então a hora certa para dedicar-se aos projetos mais desafiadores, estratégias criativas e decisões críticas”.
Em contrapartida, ao identificar os períodos de maior e menor energia, você também pode programar para executar as tarefas mais rotineiras e buscar soluções de problemas menos complexos, justamente nos períodos de menor energia e, assim, não sobrecarregar o seu cérebro.
Ele dá cinco dias para identificar os “ciclos ultradianos”. Confira:
1. Anote dados sobre o seu dia
Durante a semana, em intervalos de tempo de mais ou menos 1 hora, anote quais foram as tarefas até então cumpridas. Para cada uma delas, se pergunte: qual o grau de foco, entusiasmo e energia dedicado a essas funções?
Treine sua mente para perceber se algum fator vem atrapalhando o desempenho de suas tarefas ao longo da semana.
Após alguns dias de coleta de dados, você começará a ver um padrão se desenvolvendo de quando o seu foco, energia e entusiasmo parecem estar maiores e menores. Continue marcando seus dados, e após uma semana ou duas, você terá indicadores consistentes das horas do dia ou da noite em que seus ciclos ultradianos estarão ativos para ajudá-lo a impulsionar sua produtividade.
2. Trabalhe os seus dados
Ao reconhecer quais os períodos de maior energia e foco, cabe a você otimizá-los em blocos de tempo ininterrupto para trabalhar ou criar. Um exemplo de um dia de trabalho produtivo em sintonia com o ciclo ultradiano, segundo Joshua Zerkel, seria mais ou menos assim:
Assim que começar o seu dia de trabalho, treine a sua mente para focar no seu projeto durante 90 minutos; levante e tome um café, se dê um intervalo de 20 minutos; revigorado, volte para sua mesa e comece seu segundo impulso de produtividade; ao atingir o seu limite, é hora de voltar sua atenção para trabalhos de menor concentração, como reuniões com colegas e respostas a e-mails; termine a tarde (ou noite ou madrugada, dependendo dos horários em que trabalha), com um último ciclo de produtividade de 60 minutos.
3. Preparação para o pico de produtividade
Em seu pico de produtividade, você deve se colocar em modo de concentração total. Liberte o seu ambiente de interrupções externas e distrações desnecessárias.
Apesar de se afirmar que os períodos de produtividade contemplem de 90 a 120 minutos do ciclo ultradiano, muitas vezes, é raro que consigamos alguns minutos sem interrupção. Por isso, tente aliar o seu pico de produtividade ao período no qual você sabe que as interrupções serão menores.
4. Respeite seus ciclos
Algumas pessoas são melhores no começo da manhã: levantar antes do sol nascer dá a elas o silêncio e o foco que precisam. Outras pessoas, fazem o seu melhor trabalho ao final do dia.
5. Trabalhe de maneira inteligente
Ao descobrir quando você passa pelos picos de produtividade, usando estes momentos de maneira mais eficiente, você também consegue experimentar um tempo de descanso necessário sem aquela sensação de que você deveria ou poderia estar fazendo mais.
A verdade é que nem sempre você conseguirá realizar tanto quanto gostaria, mas descobrir o seu momento de produtividade máxima já é um passo significativo para um dia a dia proveitoso, conclui o executivo.