Por Luiz Alexandre de Paula Machado*
No último congresso de varejo e consumo que participei, um importante CEO afirmou ao público ali presente “que o varejo é simples, nós é que complicamos ele”. Essa declaração relevante retrata o sentimento de muitos varejistas de preocupação com os negócios e a forma que devemos encarar tudo daqui para frente. Ainda no campo conceitual, vale ressaltar um dos princípios mais famosos no varejo: “varejo é detalhe”. Entendo que esses dois conceitos devem ser considerados como diretrizes para o curto prazo.
Neste sentido, irei listar, nesse artigo, cinco pontos que contribuem para o gerenciamento da comunicação interna na empresa visando a obtenção de maiores resultados, pois um dos grandes problemas e preocupações dos varejistas, independente do porte, é de que forma sistematizar e tornar eficiente a comunicação dentro das suas empresas.
Ponto 1: Defina metas claras e factíveis
Todas as áreas da companhia têm que gravitar em torno de metas claras e factíveis. A grande vantagem de grandes empresas sobre as pequenas é o foco constante em resultados por meio do planejamento, responsabilidades claras e por fim, acompanhamento e cobrança.
Ponto 2: Estabeleça rotinas no planejamento
Planejar com cada área todas as variáveis que influenciam no resultado da empresa é essencial e chave para garantir o sucesso do que foi planejado. Destaque para áreas de:
• Produtos (estilo + compras): vendas, margens brutas, coberturas de estoques e verbas para compras;
• Lojas: vendas, conversão de clientes, peças por atendimento e inventário;
• Administrativo / financeiro: despesas e orçamento.
Ponto 3: Tenha responsabilidades claras
Por mais estranho que isso possa parecer, não pode haver mais de um responsável por cada área da companhia. A avaliação de cada executivo tem que ser baseada em suas metas previamente estabelecidas.
Ponto 4: Não desperdice palavras ao vento
A enorme quantidade de conversas sem foco que acontecem no cotidiano é uma enorme perda de tempo e esforço. São muitas palavras ao vento e quase nada se anota.
Ponto 5: Mantenha os ritos
Este ponto é um dos mais relevantes para acabar com os problemas de comunicação. O bom ritual é suportado por: a) relatórios/ kpis e b) reuniões planejadas.
a. Relatórios e kpis:
- Poucos – Lembre-se: o varejo é simples!;
- Devem ser gerenciais e não contábeis;
- Devem caber numa tela ou no máximo duas páginas;
- Arredondamentos sempre – Pense grande.
b. Reuniões planejadas:
- Sempre no mesmo dia da semana e horário;
- Evite reuniões muito longas (maiores que duas horas) e defina horário de início e fim da reunião;
- Para decidir, nunca convoque mais de 8 pessoas;
- Não deixe de fora pessoas importantes para a execução – saia do tático para o operacional;
- Sem smartphones – óbvio porém sempre difícil. Aqui o exemplo tem que vir de cima;
- Formalize sempre.
Para aqueles que ainda carecem de um pouco mais de disciplina, mãos à obra! E para aqueles que já superaram isso, a hora é de planejar o orçamento 2016, sem esquecer das oportunidades que ainda restam no último trimestre de 2015.
*Luiz Alexandre de Paula Machado (alexandre@gsmd.com.br) é head de Consultoria da GS&AGR Consultores