Números recentes têm reforçado ainda mais as necessidades das mudanças… e rápido!
“O apocalipse do varejo”. Assim tem sido noticiado o fechamento de aproximadamente 3.500 lojas de grandes redes nos próximos meses nos Estados Unidos. Na lista, encontramos grandes nomes como as lojas de departamentos JCPenney, Macy´s, Sears e Kmart, além das tradicionais Radio Shack, Crocs, Abercrombie e Guess.
No Brasil, tivemos em 2016 o pior ano de nosso varejo, foram mais de 108 mil pontos de vendas fechados, conforme estudo realizado pela Confederação Nacional do Comércio (CNC).
A necessidade da mudança é clara, mas as condições para que elas sejam realizadas, nem sempre. No decorrer desta leitura, pretendo provocar uma reflexão sobre o quanto estamos preparados para mudar. Para não ficar apenas no conceitual, vou apresentar além de pontos e questionamentos para avaliação, exemplos de situações identificadas, que viraram oportunidades, em projetos por onde passei. Para melhor organização, o tema será apresentado nos 4 pilares abaixo (pessoas, processos, tecnologia e gestão):
1) PESSOAS
Ter uma equipe que entenda, acredite e promova as mudanças é fator fundamental para seu sucesso. Parece básico, mas este cenário nem sempre é o que encontramos nas empresas.
Seja por questões individuais ou por uma cultura enraizada, “fazer diferente” nem sempre é um caminho fácil de percorrer.
Na prática
Com o objetivo de melhorar a produtividade comercial em um cliente do setor de construção, uma das oportunidades identificadas era incluir um sistema para facilitar o planejamento, controle e execução das atividades da equipe de vendas. Apesar dos benefícios claros, sempre nos foi colocada a resistência com a nova forma de se operar: “Os vendedores não vão se acostumar”, “Vai complicar a vida dos vendedores “, “Eles sempre fizeram de outra forma”.
Oportunidades
Procure entender as resistências encontradas para cada tipo de mudança, o problema pode estar nas pessoas, mas também naquilo que está sendo proposto. Envolva além da liderança, parte da sua equipe, certamente facilitará o processo.
Não deixe de pesquisar como a cultura de sua empresa influencia no incentivo ou inibição das mudanças, você pode se surpreender com os resultados.
2) PROCESSOS
Dificilmente conseguiríamos nos manter competitivos sem processos bem estruturados e definidos. Bons processos auxiliam também na agilidade (fator essencial para um cenário de mudanças); na manutenção da continuidade (problemas encontrados em função de turnover) e na criação de cultura (é assim que deve ser feito, e bem feito!).
Na prática
Nos projetos de mapeamento e redesenho de processos que participamos, não tem um caso onde o próprio cliente não fosse surpreendido (execução e gestores), seja no detalhe de como era feito (AS IS), como no resultado de como passaria a ser feito (TO BE).
As pessoas se habituam a realizar as suas atividades de determinada forma, ao ponto de nem se questionar os motivos delas serem assim.
Oportunidades
Os benefícios encontrados no mapeamento de processos estão nos seus detalhes. Devem ser consideradas todas as atividades, responsáveis, recursos necessários, entradas e saídas para sua execução. Questione a necessidade de cada um dos pontos levantados, envolva toda a área e as áreas relacionadas. Faça benchmarking! Aposte no simples! Dê oportunidade a novas perspectivas!
3) TECNOLOGIA
Quando pensamos em sistemas, os milhares (até milhões) de reais investidos têm o objetivo de facilitar a vida nas empresas, eliminando ou reduzindo tempo na execução de tarefas com precisão, combinação dificilmente alcançada quando realizado manualmente. Em um cenário de mudanças, ter soluções que entreguem menos que isso pode custar mais caro que seu próprio investimento.
Na prática
Seja pela aquisição de empresas, implantações malfeitas, falta de governança na contratação de sistemas, encontramos empresas operando com diversas soluções (que nem sempre se comunicam), ferramentas subutilizadas, retrabalho, exportação/importação de arquivos manualmente e controle paralelos através de planilhas. O risco e ineficiência são claros, qualquer passo na jornada da mudança é custoso para a operação.
Oportunidades
Premissa: Os sistemas devem ser o meio para realização dos processos com maior agilidade e precisão. A partir de processos bem estruturados, entenda como as ferramentas podem (e devem) auxiliar sua operação a se tornar mais competitiva. Novamente, faça benchmarking! Inicialmente, foque no essencial, busque ferramentas para atender suas necessidades básicas.
4) GESTÃO
A gestão exerce papéis fundamentais para o sucesso das mudanças: atua como facilitador, incentivador, agente de engajamento e disseminador.
Quando avaliamos os 3 pilares anteriores, estes papéis serão facilitados com uma atuação mais próxima destes e de sua equipe. É essencial a criação de indicadores e metas que permita o acompanhamento e entendimento das necessidades da operação em cada um destes pilares. Como saber da necessidade e/ou capacidade de mudança sem que seja possível enxergar a sua situação atual?
Na prática
Em um cliente nosso do mercado varejista de eletrônicos, identificamos inúmeras dificuldades para a geração de relatório de rentabilidade mensal dos pontos de venda, fora que o modelo existente não refletia a visão ideal do negócio. Quantos milhões de reais foram investidos e não se sabe ao certo, o retorno em cada uma das lojas?
Dentre os principais obstáculos, destacamos: mais de um sistema com as informações, construção manual do relatório em planilha, baixa prioridade da área geradora e quantidade de lojas.
No cenário dinâmico de vendas que nos encontramos, com frequentes mudanças e evoluções, a gestão é arduamente prejudicada sem essa visão. Para solucionar esta situação, foi proposto um novo modelo, além de desenvolvimentos no sistema para facilitar e agilizar a extração.
Oportunidades
A estratégia hoje é diária! Estruture meios (processos e sistemas) para que a visibilidade seja a maior possível. Defina indicadores e metas. Compartilhe com a equipe, tenha-os engajados e “autônomos” para que desenvolvam as ações para cada necessidade, deixando claro o que se espera para cada uma delas.
Conclusões
As mudanças no perfil, exigência e hábitos do consumidor, o rápido avanço das tecnologias, novos modelos de negócios são fatores que aceleraram ainda mais a necessidade na transformação das empresas.
Antes de iniciar a (r)evolução do seu negócio, avalie a maturidade de sua empresa dentro dos 4 pilares descritos anteriormente, assegure condições necessárias para garantir a efetividade e assertividade dos investimentos.
A mudança é um caminho sem volta e iminente, cabe a cada um traçar os objetivos, ações necessárias e prioridades.
Se precisar de apoio no entendimento, planejamento, gestão e execução das transformações da sua empresa, conte conosco, estamos preparados para ajudar na revolução do seu negócio!
Roger Abe (roger.abe@gseconsult.com.br) é gerente da GS&Consult