Devido à velocidade em que tudo acontece a nossa volta ultimamente, cada vez mais tem sido necessário reunir equipes e alinhar estratégias e táticas de atuação.
Não é raro que coisas aconteçam e levem líderes a redesenhar seus planos de ação, afinal, flexibilidade sempre foi uma competência importante na liderança. Quando nos referimos ao redesenho, não significa necessariamente que se tenha que refazer todo o plano, mas possivelmente ajustá-lo a novas necessidades.
A melhor forma de congregar a equipe para o alinhamento é o que conhecemos como “reuniões”. O problema é que, quando pesquisamos sobre a opinião das pessoas que participam habitualmente de reuniões, ouvimos frases como “é uma perda de tempo”, “são momentos chatos e sem propósito”, etc. Para o mesmo grupo, perguntamos também sobre a importância desta ferramenta de gestão, a opinião em geral foi: “é fundamental para o bom andamento de uma equipe”. Esse é o problema: reuniões são fundamentais, mas por serem muitas vezes mal utilizadas, são odiadas. Então, para começar, podemos estabelecer o seguinte ponto: uma reunião só é boa quando é produtiva. Aliás, é exatamente isso que incomoda quem realiza ou participa, a sensação de inutilidade. Mas a pergunta que fica é: o que significa “produtiva”?
Como tornar uma reunião “produtiva”?
Podemos olhar uma reunião por dois lados: de quem realiza e de quem participa. Como normalmente os textos e fontes se focam em quem comanda as reuniões, neste artigo eu gostaria de abordar o lado do participante, suas responsabilidades e contribuições.
Para começar, a palavra de ordem é disciplina. Disciplina no horário de início (não chegar atrasado), disciplina durante o andamento da reunião (prestar atenção, respeitar as colocações de todos, colaborar sem exageros e não atrapalhar com desvios ao assunto em pauta), e disciplina no pós-reunião (executar o combinado).
Preparação também é uma ótima premissa. Procure saber qual será o tema central da reunião e leve consigo dúvidas, colocações e colaborações. Nos momentos devidos, também manifeste-se.
O que mais encanta os líderes é a iniciativa de seus colaboradores em participar com ideias, soluções e planos. Por outro lado, incomoda que pessoas tenham opiniões sem argumentos para sustentá-las.
Como a própria palavra diz: RE-UNIÃO é unir novamente. Portanto, posturas que só atrapalham o andamento tais como intervenções descabidas (uso de telefone, piadas, assuntos fora do contexto, reclamações infundadas, críticas sem soluções alternativas, ataques pessoais aos membros do grupo, etc.) só contrariam o propósito básico de uma reunião. Mesmo reuniões em que se tratam assuntos desagradáveis podem, ao final, deixar uma sensação de evolução do assunto e/ou de uma solução definitiva (a melhor possível).
União é a palavra-chave. Mesmo quando reclamamos ou criticamos algo, podemos fazer isso com uma clara intenção de agregar, colaborar e fazer com que seja possível a melhora. Opiniões são bem-vindas, porém argumentos coerentes acrescentam muito mais ao debate e levam à construção de excelentes soluções.
Participar com ideias em debates é muito bom, porém não há mal nenhum em ser um (bom) espectador. Se não tiver algo relevante para ser dito, o melhor é escutar e não ficar querendo “marcar presença” com colocações que não procedem.
Para se argumentar em uma reunião, é necessário ter fatos e dados em mãos. As pessoas não querem apenas a sua percepção, e sim seu depoimento de como corrigir ou melhorar a questão abordada.
Reuniões são feitas geralmente, para discutir sobre o futuro das empresas e de suas equipes. Ficar falando de passado só consome seu tempo útil. É como ficar “enxugando gelo”. Perde-se muito tempo falando do problema e pouco se investe na solução. É claro que entender o passado possibilita a construção de um caminho futuro melhor. O problema é que se perde muito tempo naquilo que já passou, e nada poderá ser feito para que o tempo volte. Portanto, focar naquilo que ainda vai acontecer pode ser muito mais produtivo.
Reuniões podem ser mais ou menos formais. A regra geral é: dance conforme a música. Por exemplo: evite fazer piadas para alegrar o ambiente quando o assunto é sério, e exige mais formalidade no seu tratamento. Isso não quer dizer que não possamos manter um clima ameno durante a reunião, e para isso a contribuição de todos é importante. Não se trata de um encontro de amigos, sendo assim, o bom senso deve sempre prevalecer. Nada melhor, então, do que se integrar ao clima.
Outro detalhe é ter em mente que o mais importante é o assunto/objetivo da reunião, e não determinados participantes. Portanto, fique ligado nos pecados pessoais que podem ser cometidos durante uma reunião: querer chamar a atenção para si, monopolizar a atenção para seus argumentos pessoais, fazer pouco caso da opinião alheia, não ter boa vontade em aceitar posições contrárias à sua, etc. Ser um bom conciliador em debates, muitas vezes, é melhor do que querer ter a razão sempre.
Não perca a paciência dando um show à parte, com irritação e comentários picantes. Este tipo de comportamento não “fala bem sobre você” e não agrega em nada ao grupo.
Muita atenção ao danadinho do celular. Ficar olhando o aparelho (consultando sabe-se lá o que) é uma demonstração de pouco interesse pelo que se está tratando. No mínimo, você mostra que a sua prioridade não é a reunião ou aquele assunto em particular.
Quem sabe através de você e com suas colaborações pessoais, as reuniões não se tornam melhores?
Então se reúna com seu gestor e dê algumas ideias.
Muita paz e boas vendas!