Você saberia dizer o quanto a sua empresa é burocrática?
Não recente, mas ainda atual, a Harvard Business Review, HBR, criou um Índice BMI (Bureaucracy Mass Index) com o intuito de medir a resposta de mais de 7 mil entrevistados de um grupo de empresas participantes. Você pode buscar o índice da sua empresa e comparar respondendo a pesquisa aqui.
A burocracia surge com a necessidade de criar controles e maior gestão aos processos interno de empresas, tema bastante polêmico após a repercussão da Lava Jato. Com o aumento do Compliance nas empresas, a tendência é que a burocracia ganhe maior força, mas não podemos simplesmente trocar um mal pelo outro.
Por isso, embora a burocracia seja um mal necessário, muitas vezes, prejudica a capacidade das empresas inovarem e sobreviverem a grandes alterações tecnológicas. Afinal, não é novidade que o excesso de burocracia é um problema crônico em muitas empresas no mundo todo, mas alguns resultados da pesquisa da HBR me deixaram surpreso:
- 28% do tempo das pessoas é desperdiçado em burocracias internas;
- 2/3 das pessoas acreditam que o nível de burocracia está aumentando;
- 40% das pessoas acreditam que uma redução de 1/3 do headcount das empresas não afetaria o valor entregue aos clientes;
Tendo isso em vista, o primeiro passo para resolver esse mal é reconhecer se a sua empresa é burocrática ou não.
Existem, segundo a HBR 7, categorias de burocracia:
- Inchaço – excesso de headcounts e níveis hierárquicos
- Fricção – excesso de trabalho que ocupa, mas não produz
- Insaluridade – muito tempo gasto em processos internos de comunicação e formalização
- Desempoderamento – pouca autonomia e capacidade de decisão
- Aversão ao risco – muitas barreiras e restrições internas
- Inércia – dificuldade de gerar mudanças e tomar decisões relevantes
- Política – muito foco dedicado a ganhar poder e influência
Fato é que, quanto maior a empresa, mais burocrática ela se torna. Exemplo claro é quando realizamos projetos em empresas grandes e com alto grau de burocracia, o tempo de projeto é muitas vezes consumido com questões burocráticas, políticas e reuniões sem fim. Os projetos sofrem com a dificuldade de criar validações e decisões à medida que há muitas pessoas e cargos que precisam estar alinhados.
E quando não basta reconhecer que somos burocráticos?
A questão fundamental de toda grande empresa é que não basta reconhecer que a empresa é burocrática, é preciso determinar o quanto isso representa em valor (R$). A HBR estima que esse custo representa mais de 9 TRILHÕES DE DÓLARES no mundo. O desafio de calcular o custo burocrático da empresa é real, no entanto você pode fazer uma estimativa também:
- Calcule os valores das horas trabalhadas em reuniões não produtivas;
- Calcule os custos com projetos sem resultados;
- Calcule os custos com cargos e pessoas necessárias apenas para gestão de processos não produtivos;
- Calcule custo com projeto que buscam atualização versos o custo de projetos que buscam inovação.
Não se engane! Quando envolvemos valores e custos que podem ser cortados com melhorias de eficiência, qualquer empresa pode ser convencida e motivada a mudar.
Mesmo que não dependa de você é possível mudar essa onda burocrática com pequenas ações no dia a dia.
Na comunicação interna. Reduza a quantidade de e-mails não produtivos (e-mails de agradecimento, conteúdos extensos, sem endereçamento e ações necessárias).
Na tomada de decisão. Envolva outras pessoas e áreas somente quando necessário, não arraste muita gente para reuniões se elas não terão papel decisório. Informe as pessoas sobre resultados e andamento em reuniões paralelas.
Nos processos internos. É importante seguir regras, procedimentos e formalizações, porém é importante também ponderar se a burocracia dos processos é necessária dada a importância do resultado.