A Black Friday já é para grande parte das empresas o melhor período de vendas do ano inteiro. Ao mesmo tempo, o aumento na demanda traz desafios particulares, inclusive no que diz respeito à gestão fiscal. Certos problemas acabam atrapalhando a operação ou até mesmo causando impactos maiores no negócio, como multas e autuações.
É o que conta Hugo Ramos, CEO da Oobj, empresa de soluções para Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-e) e outras demandas fiscais digitais. “Todo ano percebemos alguns erros comuns que afetam empresas de todos os segmentos, tanto no e-commerce quanto nas lojas físicas. Estar preparado para enfrentar essas situações pode evitar que elas escalem para problemas maiores”, explica o executivo.
Pensando na experiência de anos anteriores, a Oobjo selecionou os principais contratempos fiscais que podem afetar as empresas na Black Friday e o que fazer para reduzir os riscos associados. Confira abaixo:
1 – Duplicidade de notas fiscais
Seja por problemas de conexão ou de processamento da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou mesmo por instabilidade interna no sistema da empresa, é possível que ocorra a geração de documentos fiscais repetidos.
“Quando há duplicidade o fechamento fiscal fica diferente do fechamento financeiro, o que causa cobranças indevidas de impostos. Além disso, se a mensageria fiscal não identificar esse erro em notas fiscais autorizadas, a geração das notas por parte do ERP estará incorreta, acarretando multas e autuações pelo não pagamento de impostos ou por omissão de dados”, detalha Hugo.
Para evitar essa dor de cabeça na Black Friday, vale contar com um sistema fiscal especializado que consiga controlar a duplicidade de notas e verificar a existência de dados repetidos, para então cancelar documentos inválidos.
Além disso, também é importante garantir a auditoria dos documentos fiscais eletrônicos autorizados, para ter certeza que o fechamento financeiro e fiscal será feito sem erros. Com isso, a obrigatoriedade de emitir notas será consistente e o risco de autuação reduzido.
Outro impacto direto da duplicidade é no controle do estoque. Com um estoque incorreto, a empresa pode enfrentar problemas fiscais e logísticos, como pedidos errados, atrasos na entrega e planejamento inadequado de compras.
2 – Impossibilidade de comunicação com a Sefaz
Falhas de comunicação entre o sistema fiscal e a Sefaz são um problema por si, pois podem aumentar o tempo de autorização de emissão da nota fiscal e de fechamento de cada venda. Em um efeito cascata, os clientes que estão na fila do caixa precisam esperar mais para serem atendidos, o que é especialmente complicado em época de Black Friday.
Para evitar que isso ocorra, é importante monitorar a disponibilidade da Secretaria da Fazenda, o que é automatizado por certos sistemas de gestão fiscal. Muitos também possuem uma funcionalidade que identifica espontaneamente os momentos em que é necessário entrar ou sair do modo contingência, em que a emissão não é imediata: o cliente recebe uma nota que ainda não tem validade até que a comunicação com a Sefaz seja restabelecida.
3 – Emissão em contingência
Apesar de resolver um problema, a emissão em contingência pode gerar outros. Com o alto volume de notas pode ser difícil gerenciar o número de documentos emitidos e rejeitados. Assim, a empresa pode perder o prazo de enviar à Secretaria da Fazenda.
O cliente pode consultar a nota na Sefaz, por exemplo, e não encontrar, porque a chave de acesso ainda não foi validada. Consequentemente, o consumidor tem a possibilidade então de acionar o Procon. Portanto, para evitar riscos como esse, é necessário ter atenção durante o reenvio após a contingência, para identificar as notas rejeitadas.
4 – NCM errado na nota fiscal
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) tem como objetivo controlar e identificar o tributo de produtos. Dados incorretos de NCM no preenchimento da nota podem acarretar rejeição da emissão e autorização da emissão com código errado, levando a impostos pagos incorretamente. Caso seja encontrado erro no código, o Fisco verifica os últimos lançamentos e faz a cobrança da diferença de alíquota, com multas e juros.
Portanto, é essencial atualizar a base cadastral dos códigos NCM que a empresa utiliza em seu cotidiano. Se a NCM for inexistente, a nota fiscal também encontrará problemas e será rejeitada. Portanto, é preciso estar por dentro das classificações das mercadorias para evitar esse tipo de falha.
“Em situações assim, se o comerciante receber um produto com o código NCM incorreto, deverá passar para seu fornecedor o código correto, para evitar autuação fiscal”, conclui Ramos.
Acima de tudo, é importante pontuar que com o aumento significativo das vendas na Black Friday é muito importante que o sistema seja resiliente ou que consiga processar alta volumetria rapidamente. Isso é essencial para garantir a operação eficiente e o sucesso das vendas.
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