Por Luiz Alexandre de Paula Machado*
Em tempos de crise econômica, escutamos constantemente de nossos clientes questões relacionadas a melhoria da eficiência e da produtividade das operações para garantir a rentabilidade da empresa. Geralmente, essas dúvidas vêm acompanhadas pelo interesse em destacar a operação como um diferencial competitivo no atendimento ao cliente, não importando o setor de atuação.
Neste contexto de incertezas, quais as alternativas que as indústrias possuem para melhorar sua eficiência? Quais os processos e o passo a passo para entender as mudanças necessárias, aumentar a satisfação dos clientes e reduzir os custos afim de gerar de fato os ganhos de eficiência esperados com os poucos recursos disponibilizados?
Melhorar apenas os processos e a estrutura da operação já não são suficientes para alcançar o máximo de eficiência e otimização de custos. Atualmente, essa busca incessante pela maximização de resultados exige um tratamento adequado do pedido, desde sua entrada ou registro até a entrega ou encerramento. O chamado processo Order to Delivery (da entrada do pedido até a entrega) que diversas empresas ignoram em sua essência por acreditar ser um processo natural das áreas envolvidas no mesmo.
Em um passado não muito distante, a busca por competitividade levou muitas empresas a renegociar contratos, terceirizar serviços, automatizar produção, acumular funções e reduzir o quadro de funcionários como uma forma contingente de reduzir custos e otimizar a produção.
Atualmente, restam cada vez menos alternativas para desenvolver projetos inovadores e são poucas as áreas de uma empresa que já não passaram por revisões ou melhoria de seus processos. Nesse cenário, identificamos a real necessidade de melhoria do processo de gestão do ciclo do pedido, com a área comercial sobressaindo-se como protagonista da mudança na busca por rentabilidade.
A área comercial é o motor de qualquer indústria, não importa o setor de atuação, sendo esta fortemente cobrada por resultados e metas cada vez mais audaciosas e difíceis de serem alcançadas. A novidade no processo de melhoria de gestão do ciclo do pedido é que a área comercial passa a ser vista como peca fundamental para o funcionamento adequado da operação até a entrega do produto ou realização do serviço para o cliente final, gerando impactos diretos na eficiência e nos custos da operação. Isso ocorre porque é justamente a área comercial que inicia a cadeia no momento em que esta indica quais são as demandas, solicitações e exigências de seus clientes. A busca por resultados sempre será o principal objetivo da área comercial, porém sua participação no restante do processo torna-se crucial para garantir a eficiência da operação.
Existem clientes dos mais diversos níveis de maturidade de execução e por isso é necessário entender o seu momento. Para iniciar um processo de OTD é fundamental que a empresa tenha o real entendimento dos prazos de entrega, do lead time interno e da disponibilidade de seus produtos. Parece estranho, no entanto, ainda existem empresas dos mais diversos portes e níveis de desenvolvimento que não possuem o entendimento básico de sua operação. Independente do nível de maturidade e porte da empresa, a ausência de regras claras e processos bem definidos geralmente são o que dificultam a área comercial na inserção do chamado “pedido perfeito”.
Leia aqui a primeira parte deste artigo.
*Luiz Alexandre de Paula Machado (alexandre.machado@gsagr.com.br), é head de Consultoria da GS&AGR Gouvêa de Souza