Plataformas digitais auxiliam empresas no controle de documentos e licenças

Informações descentralizadas e mudanças constantes na legislação podem causar problemas

Com mudanças constantes nas legislações municipais, estaduais e federais, é comum que empreendedores e empresas se atrapalhem com essas questões. O controle de forma manual e as informações descentralizadas são os principais causadores de problemas quando o assunto é gerenciamento de documentos, licenças e certificações.

“Além de se perderem, percebemos que não têm uma organização e não se sabem muito bem a história de cada documento que está lá”, afirma Cleober Fazani, cofundador e diretor de novos negócios e expansão da Sanity Consultoria.

Fazani explica que, quando contratada, a Sanity realiza uma auditoria com todos os documentos da empresa e um levantamento de quais ela realmente precisa ter. Após esse processo, tudo é parametrizado e autenticado e, em seguida, colocado na plataforma “Gedot” junto ao tempo de validade dos documentos e licenças. Todas as informações armazenadas ficam disponíveis na nuvem.

“É uma plataforma própria, que já está disponível para clientes que estão conosco e que agora estamos abrindo para outros segmentos e também para os que não são clientes da Sanity, mas  querem ter um controle absoluto, monitoramento e uma gestão de cada um dos seus documentos”, explica Fazani.

Trabalho preventivo

“Muitos clientes procuram a gente depois que a licença venceu e ele foi autuado por isso. Então, é interessante notar que é um trabalho preventivo também, e isso dá segurança ao empreendedor”, reforça Daniel Vilela, CEO e co-fundador da Sanity.

Questionado sobre o gerenciamento de pontos críticos, Vilela explicou que esse é um trabalho feito em conjunto entre a Sanity e o cliente. De maneira geral, são levantados os questões principais referentes à legislação, além de pontos de destaque da empresa. Após a auditoria, os dados são enviados para uma plataforma da Sanity, o “Gedash”, permitindo a visualização dos pontos críticos em cada unidade ou região.

Além da utilização do dashboard para fins técnicos, sanitários e de documentação, a plataforma  pode ser utilizada para área de operações para entender o padrão de produto, sortimento completo e adequação do preço. “No final do dia, você tem numa só tela a visão do seu negócio como um todo”, complementa o diretor.

ESG 

As mudanças nos hábitos de consumo e nas preferências dos consumidores foram diretamente impactadas pela pandemia. Diversas pesquisas apontaram que agora os consumidores preferem comprar produtos de empresas que estejam ligadas às causas sociais e ambientais.

Acerca dessa questão, Fazani destaca que o ponto principal do ESG é a governança. Através dela é que os propósitos e metas ficarão claros para todos da empresa. “Nós sempre olhamos muito de perto a questão do ESG, e a nossa premissa é a de que a gente pratique isso dentro de casa para depois poder ter mais conhecimento e levar isso para o nosso cliente”, explicou.

Entre algumas das ações praticadas pela empresa, ele deu o exemplo da utilização de ozônio para sanitização e higienização não gerando resíduos, além da recomendação da utilização de embalagens sem plástico para os seus clientes. Na parte interna da Sanity, Cleober mencionou que 80% dos cargos de liderança na empresa são ocupados por mulheres e que planos de diversidade, equidade e inclusão fazem parte da cultura da companhia.

“É um trabalho contínuo. A gente sempre pensa em ter essas metas. Para isso, é necessário que esteja escrito para ser cumprido. Então, a nossa proposta e nosso propósito são encontrar sempre esse equilíbrio tanto como empresa como parte da sociedade”, afirma Fazani.

“O DNA da Sanity é ESG. Antes de existir o conceito, já éramos uma empresa de consultoria na parte regulatória, ambiental, sanitária e técnica. Sempre lutamos para que as empresas estejam de acordo com a legislação, que é o princípio básico para o ESG”, finaliza o CEO da consultoria.

Imagem: Shutterstock

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