Quanto tempo você leva consertando atividades que foram realizadas de forma incorreta? Você passa uma orientação e eles fazem outra coisa completamente diferente. Você passa a se perguntar de onde eles tiraram aquilo? Vou contar para vocês cinco fenômenos que levam a esse tipo de resposta, que impactam diretamente nos seus resultados. E como deve lidar com eles em sua rotina para que transforme positivamente os resultados.
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Falha de comunicação
Se seu ponto de vista não foi compreendido, você não está se comunicando, ponto final. Você precisa oferecer uma comunicação clara e assertiva. Vá direto ao ponto. Comunicar-se de forma prolixa e com detalhes exacerbados que não agregam valor à mensagem só servem para confundir quem está recebendo a mensagem.
Já percebeu como um apresentador de telejornal conta para você sobre uma matéria? Ele anuncia o que quer dizer com um título que define o assunto a ser abordado, se atém aos fatos e responde a questionamentos básicos para explicar o que está acontecendo, como os fatos ocorreram, quando, onde e por qual motivo. Se a matéria exige a apresentação de dados financeiros ou estatísticos, ele fala também desses números. Por que você acha que quando faz uma reunião ou passa uma orientação ao seu time precisa se comunicar de forma diferente?
Comunique com clareza o tema da sua reunião ou o assunto que quer tratar, explique sobre o que se trata, como você quer que os procedimentos sejam executados, qual o prazo, quem fará parte da atividade e se a empresa fará algum investimento para a realização dessa ação. É essencial que você também tenha tudo registrado, de preferência por escrito, para facilitar que o seu time consulte as informações sempre que necessário.
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Falha de compreensão
Você sabia que uma pessoa comum lembra de 20% do que escuta, 25% do que vê ou lê e 90% do que faz? Depois que você mudou sua forma de comunicar e agora está sendo mais objetivo, assertivo e registrando tudo por escrito, você precisa também estimular que as pessoas coloquem em prática o que aprenderam ou a orientação que receberam. Caso contrário, a tendência é deixar para depois, não priorizar e deixar a procrastinação tomar conta.
Quanto antes a pessoa começar a colocar em prática a informação que recebeu, maiores são as chances e garantias de que efetivamente vá executá-las depois. Portanto, sempre que concluir uma reunião ou terminar a orientação, peça para que a pessoa lhe mostre, de forma prática, o que você acabou de pedir que ela fizesse. Isso irá ajudá-la a visualizar e recordar o passo a passo do que precisa fazer, você vai conseguir identificar eventuais dúvidas e alinhar a sua comunicação.
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Condições desfavoráveis e obstáculos
Desculpas podem surgir no dia a dia, deixando um rastro de baixa performance e impactos financeiros negativos na sua empresa. É papel fundamental do líder ater-se às diretrizes da empresa e passar orientações ou condições para que a tarefa seja executada. As regras básicas nesse caso são: solucione a situação imediatamente e comunique ou negocie um prazo para que a atividade seja executada dentro do prazo.
Imagine a seguinte situação como exemplo: você solicitou que o seu time fizesse uma arrumação geral na sua loja e ela deve estar concluída dentro de 15 dias. Mas em uma determinada loja que está sob sua responsabilidade, você se depara com um quadro insuficiente pois alguns colaboradores estão de férias e a empresa não tem orçamento disponível para a contratação de pessoas temporárias para a realização da atividade dentro desse prazo. O caminho mais lógico nesse caso seria criar um plano de ação que inclua um prolongamento do prazo, mas que garanta o cumprimento da norma estabelecida.
O seu foco deve estar sempre na solução e nunca no problema!
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Excesso de camaradagem
É preciso saber equilibrar os interesses da empresa e os interesses dos colaboradores, criando um ambiente cooperativo, igualitário e saudável para todos os envolvidos. Passamos muitas vezes mais tempo no trabalho do que com nossas famílias e é comum desenvolver relações de amizade com as pessoas que trabalham conosco. Só não podemos deixar de lado o profissionalismo e permitir que as pessoas com quem temos mais afinidade tenham favoritismo e regalias frente às demais pessoas do time. Fazendo isso, você passa a permitir o não cumprimento de normas que podem levar a impactos negativos nos resultados e estimular um ambiente tóxico no trabalho, categorizado especialmente pela falta de integração e espírito de equipe.
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Falta de acompanhamento
A palavra-chave para o sucesso de qualquer liderança é: acompanhamento. De nada adianta ter uma excelente comunicação e fazer todos os demais passos corretamente se você não acompanha regularmente o que está sendo feito. E entenda que acompanhar não é cobrar no final do prazo estabelecido se algo foi ou não executado. Você precisa estabelecer uma rotina de acompanhamento, com checagem das etapas e verificação de necessidade de novas orientações. Criar um roteiro ou uma agenda com as datas de checagem sempre ajuda. Não importa o método que você utilize, o importante é que você faça o acompanhamento do passo a passo.
Colocando essas cinco ações básicas em prática você economiza tempo e torna seus resultados e seu time muito mais eficazes, preparando todos para alcance de resultados de alta performance. Faz uma visita lá no LinkedIn e me conta o resultado desse experimento.
Roberta Andrade é gerente de Soluções da Friedman.
Imagem: Shuttersrtock
