O que é o PMO?
O PMO (Project Management Office) é o grupo de pessoas dentro das organizações que trabalha para padronizar práticas de gestão de projetos. O PMO pode ser também a denominação para o profissional que conduz o escritório de projetos (officer).
Por que as empresas precisam de projetos?
Considerando o ritmo frenético de mudanças nos mercados consumidores, nas tecnologias aplicadas aos negócios e no cenário econômico, as empresas precisam se adaptar para continuar sendo competitivas.
Ideias para melhorar o desempenho surgem a todo momento, porém, colocá-las em prática com resultados concretos é um desafio que necessita de técnica, organização e muita disciplina. Assim nascem os projetos dentro das organizações.
É normal que iniciativas de projetos ocorram em diversas áreas da organização, congestionando as equipes na hora da execução. Neste momento, é fundamental que a alta direção decida sobre prioridades, orientando o que é mais relevante para o negócio no curto, médio e longo prazos. Tudo isso alinhado com a estratégia da empresa.
Entendendo o PMO
O PMO é responsável pelo gerenciamento de vários projetos simultâneos ao longo da organização, ou seja, além das fronteiras do time diretamente ligado a cada projeto.
O PMO nas organizações pode exercer diferentes papéis, a saber:
- PMO de controle direto sobre o projeto, inclusive dos recursos compartilhados, fornecedores e com envolvimento direto nas entregas;
- PMO de controle do desempenho dos projetos e estabelecimento de normas, diretrizes e metodologias a serem utilizadas pelos gerentes de projetos, não se envolvendo diretamente na execução;
- PMO consultivo, que apoia os gerentes na condução dos projetos, de acordo com necessidades específicas.
Podemos destacar as principais responsabilidades do escritório de gerenciamento de projetos como:
- Apoiar as etapas de planejamento, execução e implantação de projetos;
- Definir a metodologia a ser utilizada;
- Assegurar a qualidade dos recursos humanos no time do projeto;
- Orientar e facilitar a comunicação e negociação;
- Informar a administração sobre o desempenho do projeto;
- Apoiar na definição das prioridades e identificação de riscos;
- Garantir a integração das áreas e processos aos objetivos do projeto;
- Identificar os impactos organizacionais.
Assim, percebemos o importante papel do PMO no gerenciamento de projetos orientando, coordenando, integrando e apoiando a condução das atividades, através de metodologia e fornecimento de dados consistentes, decorrentes da padronização e centralização de informações do projeto, necessários para a tomada de decisões.
De forma clássica, as etapas na condução de projetos podem ser resumidas da seguinte forma:
Planejamento
Esta etapa é de extrema importância, tendo em vista que o investimento e o esforço no planejamento do projeto vão contribuir positivamente para mitigação de possíveis desvios. Podemos definir como desvios toda ocorrência recorrente ou eventual, que prejudica a entrega final e o objetivo do projeto.
Planejar é definir de forma clara os papéis, prazos, responsabilidades e entregáveis de cada um dos recursos do time do projeto, bem como tornar claros o escopo e objetivos a serem alcançados. É nesta fase que se definem regras de governança incluindo estrutura hierárquica de pessoas (organograma do projeto), agenda de reuniões recorrentes e demais recursos necessários.
Um outro ponto importante que não podemos deixar de destacar é a definição do time do projeto. É desejável que os participantes diretos possuam habilidades técnicas referentes às suas atividades ou processos, além de apresentarem nos seus perfis os seguintes comportamentos: facilidade de trabalho em equipe, capacidade de adaptação às mudanças e atitudes de liderança. Estes são elementos essenciais e facilitadores para o bom desempenho das atividades de um projeto.
Em resumo, planejar é organizar todos recursos aplicados e alinhar as expectativas de todos stakeholders ou partes envolvidas num projeto.
Implantação
Nessa etapa, o PMO em conjunto com os gerentes de projetos tem como principais responsabilidades: acompanhar o andamento e qualidade das ações das etapas do projeto; apontar riscos ou pontos de atenção; mediar conflitos e propor alternativas ou soluções; incentivar a transparência e o compartilhamento das informações de todas as decisões tomadas; solicitar ao time do projeto ações de contramedidas para correção de curso de atividades não concluídas no prazo planejado; reforçar as definições, objetivos do projeto e responsabilidades e quando necessário solicitar apoio aos patrocinadores do projeto;
Qualquer desvio constatado no prazo ou nas ações planejadas do projeto deverá ser compartilhado com o time e patrocinadores do projeto, buscando ações corretivas e mitigação do impacto na conclusão e entregas finais.
Sustentação
Consiste em um período pré-determinado após a implantação do projeto, onde o time irá acompanhar os indicadores críticos da operação (KPIs) de forma periódica e, quando necessário, adotar rapidamente medidas corretivas sobre desvios ou dificuldades identificadas pelo time e/ou demais envolvidos/impactados nos processos da empresa.
Esses indicadores geralmente são obtidos através do planejamento realizado juntos aos processos envolvidos de volumes físicos, financeiros ou percentuais iniciais de atendimento de serviços, que deverão gradativamente evoluir até o atingimento das novas metas de performance.
Natalino Franciscato é gerente de Projetos da Gouvêa Consulting.
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